Procedura di segnalazione di Gruppo Whistleblowing

  • La Procedura è strumento funzionale all'attività di compliance e controllo interno
  • Disciplina le eventuali segnalazioni, anonime e non, relative a eventuali casi di corruzione/violazione di principi e/o precetti del Codice Etico, delle pari opportunità, di procedure e regole aziendali, di norme e/o regolamenti.
  • E' stata comunicata a tutti i dipendenti in lingua locale
  • Le segnalazioni possono riguardare amministratori, sindaci,management, dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici. In generale tutti coloro che operano in Italia e all'estero per Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo
  • Garanzia di massima confidenzialità e politica di non ritorsione tra i cardini della procedura
  • La gestione delle segnalazioni fa capo alla funzione indipendente Internal Audit, che rendiconta al Comitato per il Controllo interno, i rischi e la Corporate Governance di Pirelli & C SpA.

Strumento funzionale all’attività di compliance e controllo interno, oltre che alla prevenzione del rischio, è la procedura Whistleblowing di Gruppo, messa a disposizione per segnalazioni relative a eventuali casi di corruzione/ violazione di principi e/o precetti del Codice Etico – incluse le Pari Opportunità - norme e regolamenti.

La Procedura – comunicata a tutti i dipendenti in lingua locale - disciplina le modalità di segnalazione di violazioni, sospette violazioni e induzioni a violazioni in materia di leggi e regolamenti, principi sanciti nel Codice Etico, principi di controllo interno, norme e procedure aziendali o qualsiasi altro comportamento commissivo o omissivo che possa determinare in modo diretto o indiretto un danno economico-patrimoniale, o anche di immagine, per il Gruppo e/o le sue società.

La norma incoraggia in modo esplicito i dipendenti che siano a conoscenza di potenziali o reali situazioni di violazione a darne immediata informativa – anche anonima - all’Azienda, con la garanzia di essere assolutamente tutelati da massima confidenzialità e di non subire ritorsioni di alcun genere.

Le segnalazioni possono riguardare amministratori, sindaci, management, dipendenti dell’Azienda e, in generale, tutti coloro che operano in Italia e all’estero per Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo. Sono inclusi partner, clienti, fornitori,consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici.

Una casella e-mail e numeri di telefono/fax, messi a disposizione di chi volesse procedere con una segnalazione, sono gestiti centralmente dalla funzione indipendente Internal Audit e valgono per tutte le Affiliate del Gruppo.

La Direzione Internal Audit di Gruppo a sua volta ha il compito di:

  • predisporre, gestire e aggiornare gli indirizzi per l’invio delle comunicazioni; ricevere, registrare e analizzare le segnalazioni pervenute; coinvolgere le funzioni aziendali ritenute competenti per le necessarie attività di accertamento, interessando gli organi di controllo competenti in relazione a fattispecie su cui esiste un presidio specifico (per le società di diritto italiano: Collegio Sindacale, Organismi di Vigilanza per i reati ex D.Lgs 231/01);
  • programmare piani di azione specifici;
  • assicurare la tracciabilità e la conservazione della documentazione per cinque anni dalla data di chiusura delle attività di verifica;
  • relazionare su base trimestrale il Comitato per il controllo interno di Pirelli & C S.p.A. circa le segnalazioni ricevute e le azioni in corso;

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, l’Azienda adotterà gli opportuni provvedimenti disciplinari e le opportune azioni legali a tutela della società stessa e del Gruppo.

Nel corso del 2010, la procedura Whistleblowing è stata attivata un’unica volta attraverso una segnalazione anonima su presunti comportamenti in violazione di norme e procedure della società, con particolare riferimento alle regole interne che governano i processi di acquisto secondo principi di correttezza e trasparenza.
Le analisi svolte dall’Internal Audit di Gruppo non hanno evidenziato comportamenti tali da ritenere fondate le circostanze indicate nella suddetta segnalazione.